أحد التطورات البارزة هذه الأيام هو تطور وسائل الاتصال ومع التقدم الملحوظ في التقنية، يتم اكتشاف طرق جديدة يوما بعد يوم لتتماشى مع متطلبات الفرد وخاصة مع آلية العمل عن بعد، والتي تمنعنا عن مقابلة الأفراد وجها لوجه كما كنا نفعل بالسابق. وعلى أي منشأة أن تأخذ هذا التطور بعين الاعتبار لمواكبة الاتجاهات الحالية ولتلبية رغبة الأفراد لأن وسيلة تواصلنا مع بعضنا البعض تتغير مع تطور التقنية 

في السابق، كانت المكالمات الهاتفية الأكثر شيوعا للمنشآت للتواصل مع عملائها، ولكن أثبتت الإحصائيات أن 87من أصل 97% عميل يرفضون المكالمات من المنشآت أو لا يقومون بالرد عليها إما بسبب عدم رغبتهم في الرد على رقم غير معروف أو لأنهم مشغولين أثناء وقت المكالمة إما في اجتماع أو لانشغالهم بشئ آخر مما يثبت لنا أنه يجب على المنشآت استخدام طرق حديثة للتواصل مع عملائها لتمكنهم من الرد عليهم متى ما سمحت لهم الفرصة بذلك  

   

 فما هي هذه البوابة؟ وماهي أنواعها؟    

ماذا نعني ببوابة الرسائل والإشعارات؟    

يعتبر التواصل مع العملاء عملية مهمة جدا لكل منشأة لتمكنهم من القرب من العميل! ويمكن القيام بذلك بعدة طرق وليس فقط المكالمات حيث يمكن للمنشأة التواصل مع العميل عن طريق رسائل البريد الإلكتروني أو عن طريق الرسائل النصية أو عن طريق تطبيق الواتس آب أو عن طريق الإشعارات عبر الهاتف المحمول. وهذا بالضبط ما تقوم به بوابة الرسائل والإشعارات، ولكن أيضاً تقدم مجموعة متنوعة من خيارات الاتصال وقنوات التكامل لتوفير إمكانات الاستجابة بخيارات أوسع وأفضل. فهذه البوابة معدة خصيصا لمساعدة المنشآت للتواصل مع عملائها بأفضل الطرق الفعالة للطرفين ولا تعد بوابات الرسائل فعالة فقط، بل معقولة من حيث التكلفة فمن خلال هذه البوابة تتمكن المنشأة من ارسال رسائل لعدة أشخاص في وقت واحد عن طريق الرسائل القصيرة أو البريد الالكتروني أو الاشعارات.   

وبالإضافة إلى ذلك، تتمكن المنشأة أيضا من ارسال الرسائل للموظفين ومع تزايد أعداد الموظفين الذين يعملون عن بعد، تتيح هذه الخاصية فرص للتواصل مع زملائك في العمل في الوقت المناسب مما يوفر لك القدرة على حل الأمور العاجلة أو إبلاغ الموظفين بأي تحديثات مهمة.    

في السابق كانت المكالمات الهاتفية هي الطريقة المثلى للمنشآت لتقديم خدماتهم للعملاء ولحل المشاكل والترويج للمنتجات، ولكن الاعتماد على المكالمات فقط سوف يعود بالضرر على المنشأة بدلاً ممّا ينفعها! إذ يفضل العديد من العملاء أن يتم التواصل معهم عن طريق الرسائل النصية بدلا من تلقي مكالمة هاتفية وأثبتت الإحصائيات أن 96من المتلقين للمكالمات يعتبرونها مزعجة ولذلك اختيار الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني كوسيلة للتواصل يعد أفضل وقد تضمن بذلك تفاعل العميل مع محتوى الرسالة. ومن خلال هذه البوابة تتمكن المنشآت من إرسال عدد كبير من الرسائل في آن واحد وباستخدام النظام الصحيح يمكن للمنشأة أن تتتبع أداء هذه الرسائل ومدى فاعليتها والأفضل من ذلك يمكنك خفض التكاليف، ويمكن تحقيق هذا كله عن طريق بوابات المراسلة المتنوعة  

إذن ما هي الأنواع المختلفة لبوابات المراسلة؟   

هناك 3 أنواع لبوابة الرسائل والإشعارات   

الرسائل القصيرة: تعد بوابة الرسائل النصية القصيرة شبكة اتصالات تسمح لأجهزة الكمبيوتر بإرسال واستقبال الرسائل القصيرة الفردية والجماعية من وإلى الهاتف المحمول في أي مكان حول العالم. فقد أثبتت الإحصائيات أن 98% من الرسائل النصية يتم فتحها من قبل المتلقين ولديها معدل نقر يصل إلى 19% وبناء على تلك الإحصائيات تشجعت العديد من المنشآت على تغيير طرق تواصلهم. هناك العديد من المميزات لهذه البوابة ومنها: ارسال آلاف الرسائل بدفعة واحدة وهذا ما يطلق عليه مسمى الرسائل النصية الجماعية فهي فعالة حين يتم الإعلان عن منتج جديد، أو خدمة جديدة، أو إلغاء، أو تأكيد موعد، أو تذكير الموظفين بأي تحديث أو أمر طارئ.  تعد هذه الميزة فعالة لأن 48% من الأشخاص يفضلون التواصل المباشر مع العلامات التجارية عبر الرسائل النصية بدلا من تلقي مكالمة هاتفية! وهناك ميزة أخرى تمكنك من اختيار نظام رسائل SMS ثنائي يسمح للعملاء بإرسال التعليقات والشكاوى إلى وابة خدمة العملاء مما قد يساعد في تعزز العلاقة بين العملاء والعلامة التجارية  

 

بوابة البريد الإلكتروني: النوع الثاني من بوابة الرسائل هو التواصل عبر البريد الإلكتروني، فقد كشف تقرير Statista أنه من المتوقع أن يصل سوق بوابة البريد الإلكتروني الآمن إلى حوالي 6.5 مليار دولار في عام 2024! وبالرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني ليست الأكثر شيوعاً بين أنواع وسائل التواصل المستخدمة من قبل المجتمع إلا أنها لا تزال مفيدة للعديد من الخدمات. فالعديد من المنشآت تقوم بإرسال رسائل إخبارية شهرية أو اسبوعية عن طريق البريد الإلكتروني ويوصى دائما بكتابة محتوى بشكل مختصر ووافي ومثير للاهتمام في آن واحد لضمان فتحه من قبل العملاء. كما يمكن أن يتم استخدامه للمصادقة متعددة العوامل لإرسال كلمات المرور المؤقتة ذو الاستخدام الواحد (OTPs) وننصح بانتقاء الوقت المناسب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني كما يمكنك جدولة هذه الرسائل عبر البوابة  

   

الإشعارات: وفي الختام بوابة الإشعارات هي بوابة تلقي رسالة عبر الإشعارات وتزامنا مع الوقت الحالي الجميع على هواتفهم معظم ساعات اليوم مما يزيد من احتمالية ملاحظتهم للإشعار، فكلا من الجامعات والمستشفيات والبنوك والعالمات التجارية لديهم خيار إرسال إشعارا إلى عملائهم من خلال هذه البوابة! فقد يكون هذا الإشعار عبارة عن تذكير أو إعلام العملاء بوجود تخفيضا ولكونها فورية، فهذه الخاصية مفيدة على جميع الأصعدة. وحسب احصائية أجريت أن 38.38% يفضلون تلقي الإشعارات في عطلات نهاية الاسبوع و38.66% يفضلونها في فترة الصباح   

   

وفي الختام 

 

إن اتخاذ القرار باستخدام بوابات المراسلة واتخاذ هذه الخطوة سيساعدك على المدى الطويل في اكتساب العملاء والاحتفاظ بهم! حيث أصبحت المكالمات الهاتفية وسيلة قديمة في حين تعتبر هذه البوابة طريقة فعالة للتواصل مع موظفيك وخاصة مع ثقافة العمل عن بعد.  وكونك على اطلاع دائم بالتطورات الحاصلة بالمجتمع، سيسهل عليك الوصول إلى عملائك وبإمكان بوابة الرسائل والإشعارات أن تحقق الوصول الآمن بنظام مراسلة فورية! فالعديد من المنشآت تقدم خدمات كهذه ونحن في Cerebra لدينا المنتج المناسب لاحتياجاتكم ويدعى LinQ2    

   

اتخذ القرار للتواصل الآمن والفعال

شارك المقال:

النشرة البريدية

الأكثر زيارة